L’impact de la communication interne sur le développement d’une entreprise prospère est considérable. L’engagement des employés, la collaboration, la confiance en milieu de travail et l’expérience des employés en font un élément important de toute stratégie.
Dans ce article, nous passerons en revue certains des avantages les plus importants de la construction d’une communication organisationnelle efficace. Nous vous accompagnons ainsi, par le biais de nos conseils en communication, à mettre en œuvre une stratégie de communication interne réussie et engageante 🙂
Nos conseils en communication
Nous pouvons diviser la communication organisationnelle en 4 types principaux :
1. Communication formelle
Être formel, clair et précis est un excellent moyen d’assurer une bonne circulation de l’information sur le lieu de travail. Grâce à une communication formelle – comprenez la communication officielle maîtrisée et diffusée à tous par l’entreprise – tout le monde est informé et aligné sur les objectifs commerciaux.
Ce type de communication est également requis pour répondre aux exigences légales. Par exemple, les modalités de travail ainsi que les règles et directives de sécurité doivent être communiquées aux employés de manière formelle le plus souvent par affichage sur le lieu de travail (ou courriels, documents imprimés…).
2. Communication informelle
Comme vous l’avez peut-être deviné, ce type de communication est le contraire mais extrêmement complémentaire de la communication formelle. Essentiellement, il s’agit de tous les échanges interpersonnels qui circulent au sein de l’entreprise. On entend souvent que « la communication autour de la machine à café est la meilleure de toute » et c’est effectivement très vrai ! La communication informelle regroupe les ressentis, les non-dits, les rumeurs … des membres de l’entreprise qui ne sont pas (ou ne peuvent pas être) clairement dit en réunion par exemple. La hiérarchie doit alors être très attentive à ces éléments qui reflète le climat qui règne entre les salariés.
Cette communication informelle permet de partager et de développer de nouvelles idées pour améliorer les produits ainsi que les processus internes ou externes. Vous seriez surpris de savoir combien d’idées d’innovation ont commencé par une discussion à côté de la machine à café !
3. La communication horizontale
Ce type de communication organisationnelle se produit entre des équipes, des groupes ou des individus qui sont au même niveau hiérarchique. La communication horizontale joue un rôle important dans l’élimination des cloisonnements et l’amélioration de la collaboration inter-services sur le lieu de travail. Il joue un rôle essentiel dans l’alignement des équipes techniques, marketing et commerciales et en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
4. La communication verticale
La forme de communication la plus courante au sein des organisations structurées suit un modèle vertical ascendant et descendant. Elle comprend la communication entre les chefs d’entreprise, les chefs d’équipe et les employés. Ce type de communication est essentiel sur le lieu de travail. Sans communication verticale, il ne serait pas possible de partager des lignes directrices, les commentaires ou les idées.
Quel que soit le type de communication dont nous parlons, la communication sur le lieu de travail est une composante de gestion vitale pour toute organisation.
Les principaux objectifs sont d’informer les employés sur les nouvelles politiques, la communication de crise, d’assurer la sécurité dans toute l’organisation, de gérer la transformation numérique, etc.
Pour réussir, les organisations doivent avoir des stratégies pensées et structurées. Puis les communiquer à toutes les parties prenantes afin que les employés soient informés et considérés.
Nos conseils en communication pour créer une stratégie de communication organisationnelle réussie en 9 étapes
Passons maintenant en revue les 9 étapes cruciales pour créer une stratégie de communication organisationnelle réussie dans votre organisation. Si vous souhaitez aller plus loin, 👉 Nos conseils en communication pour lancer sa société.
Liez votre plan de communication organisationnel à votre stratégie de communication
La plupart des RH, des stratèges de la communication interne et des dirigeants conviennent que lier la communication organisationnelle à leur stratégie commerciale est essentiel à des opérations commerciales efficaces et cohérentes. Pourtant, de nombreuses organisations n’ont toujours pas mis en place de plan et de stratégie de communication interne.
Pour développer une stratégie de communication organisationnelle efficace, les employeurs devraient commencer par lier la communication à leur plan stratégique global, y compris la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’entreprise.
Par exemple : votre stratégie commerciale peut être d’améliorer les performances en augmentant la fidélisation ou l’engagement des employés. La communication avec les employés jouant ici un rôle crucial, votre stratégie de communication organisationnelle doit donc être intrinsèquement liée à votre stratégie d’entreprise.
2. Comprenez votre / vos public(s)
Identifier votre audience est une étape importante pour garantir l’efficacité de toute stratégie de communication organisationnelle. L’une des principales causes d’une communication organisationnelle inefficace est le fait que les employeurs ne segmentent pas leur public en fonction de leurs rôles, services, lieux, intérêts et préférences.
En conséquence, la plupart des employés obtiennent un type d’informations similaires, même si ces informations ne sont pas du tout pertinentes pour eux.
Que se passe-t-il alors ? Des taux d’engagement envers votre contenu (voire simplement de lecture) très faibles et une perte de temps pour la communication interne.
3. Impliquer tous les employés
La communication organisationnelle est le processus dans lequel tous les employés devraient être impliqués pour participer. Si la direction donne indique la direction à suivre, ce sont bien les employés qui sont la force de travail.
Un état d’esprit assez couramment répandu est celui de ne diffuser que des messages sur les problèmes, les politiques et les procédures de l’entreprise et les mises à jour de l’entreprise. En plus d’être très souvent, uniquement négatif, ceci n’est pas suffisant.
Pour favoriser l’implication et la motivation, la communication sur le lieu de travail ne doit jamais être à sens unique. Les conversations bidirectionnelles, en revanche, ont un grand pouvoir pour créer et soutenir une culture de travail saine. L’écoute des problèmes, questions, commentaires, idées et préoccupations des employés renforce la fidélité et stimule la productivité de tout à chacun.
En fin de compte, chacun dans l’organisation a un rôle à jouer dans la construction d’une stratégie de communication organisationnelle qui fonctionne bien :
- Les PDG et les cadres supérieurs sont responsables pour donner le ton et établir une culture d’entreprise positive et bienveillante. L’une des principales responsabilités de ces dirigeants est d’assurer une communication efficace à l’échelle de toute l’entreprise.
- Les professionnels des ressources humaines et les autres stratèges des ressources humaines jouent également un rôle essentiel dans la communication organisationnelle, en particulier sur le lieu de travail d’aujourd’hui où les attentes, les préférences et les besoins des employés ont considérablement changé.
- Les gestionnaires et les chefs d’équipe sont responsables de la communication quotidienne avec leurs employés.
- Tous les employés ont la responsabilité de partager leur voix, leurs préoccupations et leurs problèmes, de fournir des commentaires et de collaborer avec leurs coéquipiers.
4. Créer un contenu engageant et pertinent
Malheureusement, de nombreux employés n’interagissent pas avec le contenu interne de leur entreprise. De plus, de nombreux employés ignorent les messages qui leur sont envoyés via l’intranet ou le courrier électronique d’une entreprise.
Cela se produit principalement parce que le contenu qui leur est livré n’est pas pertinent par rapport à ce qu’ils font. Envoyer un bulletin d’information de masse à tous les employés en espérant qu’ils le liront n’est pas du tout réaliste aujourd’hui.
Cependant, la segmentation du contenu et de l’audience, en particulier dans les grandes organisations, est impossible sans les bons outils de communication. Ceux-ci permettent aux communicants de créer et de distribuer un contenu plus engageant.
5. Diffusez votre contenu via les bons canaux
Maintenant, même si vous avez le bon contenu prêt et que vous savez qui doit le recevoir, il y a un autre facteur important à prendre en compte : les canaux de communication que vous allez utiliser pour distribuer votre contenu.
Comme le nombre de canaux de communication différents que nous utilisons sur le lieu de travail ne cesse d’augmenter, choisir les bons canaux devient un défi majeur pour la communication interne.
Les intranets, les e-mails, les réseaux sociaux internes, les applications de messagerie privée telles que Slack, le partage de documents et les outils de gestion de projet sont tous des moyens de communication interne qui utiliser à bon escient, fluidifie les échanges et les remontées d’informations.
Par conséquent, cet écosystème de communication est devenu très complexe et difficile à gérer efficacement. Pour cette raison, de nombreuses organisations se tournent désormais vers des solutions de communication modernes pour les employés qui leur permettent de connecter tous leurs canaux de communication organisationnels en un seul endroit où toutes les informations importantes sont disponibles à tout moment pour tous.
6. Mettre en œuvre la bonne technologie de communication
Choisir la bonne technologie de communication pour les employés peut vraiment amener votre stratégie de communication organisationnelle au niveau supérieur. Si vous savez que les niveaux d’engagement faibles via vos solutions actuelles, telles que les intranets, c’est probablement le signe que quelque chose doit être changé.
De nombreux intranets sont encore obsolètes et ne correspondent pas aux préférences des employés concernant la manière dont ils communiquent, même dans leur vie privée.
Si nous savons que la majorité de nos lieux de travail sont constitués de travailleurs de la génération Z et de la génération Y, nous savons également combien de temps ils passent et communiquent via leurs smartphones. Par conséquent, le passage à des solutions de communication interne mobiles semble être une option intéressante en fonction de votre type d’activité et les habitudes de chacun. Attention tout de même à ce que la frontière entre utilisation privée et professionnelle reste présente. Le droit à la déconnexion fait, à ce sujet, beaucoup parler de lui et ne doit pas être pris à la légère.
7. Mesurer les résultats
Bien que la plupart des organisations conviennent qu’il est nécessaire de mesurer et de quantifier les résultats d’un plan de communication, cet objectif est difficile à respecter et à suivre. De plus, 60% des praticiens en communication interne ne mesurent toujours les résultats des campagnes mises en place.
Le suivi et la mesure de la communication interne sont extrêmement importants pour comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. La collecte de ces données clés peut vous aider à répondre à des questions telles que :
- Dans quelle mesure vos employés sont-ils impliqués dans votre contenu interne ?
- Comment répondent-ils à vos messages ?
- Quels canaux de communication sont les meilleurs pour fournir des informations ?
- Ou encore, avec quel type de contenu les employés interagissent le plus ?
8. Utilisez vos données pour améliorer votre stratégie de communication organisationnelle
Une fois que vous avez collecté et analysé les données sur la satisfaction des employés, il est plus facile d’apporter des améliorations et de meilleures décisions à l’avenir. Par exemple, si vous réalisez que vos employés interagissent plus avec un contenu vidéo, c’est le signe pour produire davantage de ce contenu et donc intéresser d’avantage votre cible.
De plus, la vidéo est vraiment le type de contenu que les jeunes générations aiment consommer en raison de son aspect pédagogique.
Un autre excellent moyen d’exploiter les données est de comprendre qui sont vos influenceurs internes afin de les récompenser et de faire d’eux vos ambassadeurs de marque.
9. Regardez votre lieu de travail se transformer
C’est la meilleure étape de votre nouvelle stratégie de communication organisationnelle !
Si vous parvenez à mettre en œuvre avec succès toutes les étapes ci-dessus, l’ensemble de votre culture d’entreprise se transformera. Vos employés seront beaucoup plus satisfaits de leur espace de travail et de l’entreprise dans son ensemble, ce qui se traduira par une augmentation de l’engagement et de l’implication de tous.
Même si ce processus peut sembler difficile à mettre en œuvre, le travail réfléchit et récurent sera payant et votre retour sur investissement sera évident.
De plus, une communication inefficace peut accroître les malentendus et nuire aux relations interpersonnelles voire rompre la confiance, réduire la productivité, augmenter le turn over, etc. …
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