Un séminaire d’entreprise est un événement btob (il s’adresse aux professionnels) et est généralement utilisé par les entreprises pour communiquer en interne. C’est donc un outil de communication qui passe par le domaine de l’événementiel qui est lui, un moyen de communication.

Il existe trois grandes catégories de séminaires d’entreprise avec chacun leurs propres objectifs. Vous devez donc choisir le type de séminaire que vous souhaitez organiser :

• Le séminaire de travail permet de regrouper plusieurs salariés pour réaliser des formations produit, méthodes de vente ou management afin d’être mieux qualifiés et efficaces. Il est souvent réservé aux commerciaux ou aux managers et est parfaitement adapté pour former et motiver les troupes.
• Le team building est un séminaire fédérateur pour des collaborateurs de tous horizons, sans notion de hiérarchie. Son objectif principal est de renforcer la cohésion inter-entreprises et de renforcer les liens internes pour un partage général autour des mêmes valeurs de société. Utilisé notamment pour favoriser un sentiment de fierté et d’appartenance à un groupe.
• Le séminaire activité-détente est plus présenté comme un cadeau de remerciement fait au cours de l’année écoulée. Chacun se retrouve dans un cadre informel, loin des affaires quotidiennes pour la bonne humeur et la détente, parfois avec le travail. Ce type de séminaire permet de relâcher la pression et surtout de fidéliser ses collaborateurs.

La préparation de votre séminaire ne doit pas se faire à la légère et des professionnels sont là pour vous apporter la solution clé en main pour que les objectifs soient au rendez-vous. L’agence saura vous proposer les meilleures destinations et activités possibles, selon vos aspirations, vos objectifs et votre budget.

Voici cinq 5 ÉTAPES utiles pour réussir un séminaire d’entreprise :

1) Fixer les objectifs et les buts

Comme pour tout outil de communication, tout commence par l’identification de l’ objectif. Motivation, Intégration, Présentation d’une nouveauté, Challenge… la liste des objectifs est très variée.

Les objectifs donneront le ton à l’événement et fourniront la base sur comment, où et quand organiser le séminaire, ainsi que qui impliquer et combien dépenser.

2) Les thèmes à aborder

Dès que les éléments de base du séminaire ont été identifiés (objectifs, budget, date et heure de l’événement, lieu, public cible), les organisateurs sont désormais libres de passer à la phase suivante de la préparation. Se mettre d’accord sur les sujets principaux et secondaires du séminaire d’entreprise est un facteur clé pour assurer son succès, tout comme les personnes à qui vous les assignez pour discussion. Alors que les sujets choisis sont capables de susciter la curiosité et l’intérêt de votre public cible avant même que l’événement n’ait lieu, le choix des conférenciers peut également contribuer au succès global du séminaire en termes de participation et d’engagement. Ces deux éléments sont le « cœur et l’âme » de l’événement. Ne laissez pas cela au hasard.

3) Les détails de l’événement et les prévisions de coûts doivent être identifiés

Vos conférenciers préférés ont-ils confirmé leur engagement envers le séminaire d’entreprise ? Super ! C’est à ce moment-là que cela devient intéressant. Dès que votre liste de sujets et d’experts est prête, vous êtes maintenant prêt à passer en mode complet de planification d’événements et de comptabilité. Créez un planning prévisionnel des activités du séminaire sur une base horaire et identifiez les coûts attribués à chaque segment du programme. Assurez-vous d’inclure les plans d’action nécessaires à la mise en place du lieu et à la commercialisation de l’événement, ainsi que tous les outils de signalétiques (panneaux, affiches, badges, masques power point…).

Une fois que vous les avez, votre équipe peut maintenant proposer des supports marketing, le déroulement du programme du séminaire et le budget complet des dépenses.

4) Préparer tout le matériel du séminaire et autres exigences techniques

En fonction des sujets et de la séquence de programme préparé, prenez le temps de relire, de compiler et d’imprimer tout le matériel du séminaire par sujet au moins une semaine avant l’événement lui-même, prêt à être distribué ! Et croyez-nous sur parole, une petite répétition technique ne peut pas faire de mal ! Assurez-vous que toutes les présentations visuelles des conférenciers (le cas échéant) ont été testées et parcourues rapidement avant l’événement. Juste pour s’assurer que tous les fichiers sont compatibles avec le matériel utilisé, et que tout le matériel est dans un état optimal.

5) Planifiez une dernière réunion de production avant l’événement réel

Une fois tous les détails en place, planifiez une réunion de production avec toute l’équipe (souvent quelques jours avant), fournisseurs et conférenciers inclus, pour assurer un séminaire fluide (et sans stress) !

Vous souhaitez organiser un séminaire pour votre entreprise ? n’hésitez pas à nous contacter !